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促销品管理标准化手册


一、促销员管理目前存在的问题
二、促销品定义
二、促销品采购管理
三、促销品台账管理
四、签收回执管理
五、长期物料管理
六、促销品盘点管理
七、促销品遗失和损坏处理
 
问题之一:大量高价值礼品、长期物料丢失
 
一线人员缺乏促销品和长期物料管理意识!市场部缺乏对促销品管理的有效手段,08年5月至今礼品盘亏金额高达641114元!长期物料新型展架盘亏率高达87%!
全省5大办事处都有严重的拖欠签收现象!
市场部虽定期对签收提交情况进行通报,但由于没有针对该现象进行实质性的处罚,通报更多留于形式;
市场部未对长期物料进行管理,长期物料未纳入台帐管理,机构对新型展架、易拉宝等物料使用情况不清楚。仅新型展架长沙分公司盘亏数量高达86个,盘亏率高达87%!造成公司经济损失8600元;
 
问题之二:仓库缺乏管理,导致大量物料、礼品过期
 
促销员管理目前存在的问题
 
目前促销品主要存在的问题:
没有签收管理
没有月度盘点管理
没有入出库台帐管理
礼品丢失、倒卖等违纪行为没有得到应有的处罚
长期物料管理没有得到应有的重视
。。。。。。。。
促销品目前存在的问题,这么多,如果管理好?
仓库分类管理
入出库台帐管理
签收回执管理
月度仓库盘点管理
丢失、损耗赔偿处理
 
促销品定义(一)
 
1)礼品:指用于零售店店员、店长等奖励,以及用于单店活动、终端促销的消费者礼品。
2)物料:
 
促销品定义(二)
 
促销品命名规范
1)总部下发的物料、礼品将严格按照以下命名规范进行下发,同时所下发的物料礼品外包装上粘贴相关标签进行提示,以便于机构、办事处进行仓库分类管理;
2)分支机构自制物料、自行采购的纸质包装的礼品,也必须要求供应商在发货外包装上备注上述信息,以便于办事处进行仓库分类管理;
促销品采购管理(一)
 
采购基本原则
1)分支机构所有自行采购的易耗性物料及零售店员、促销员、消费者礼品的采购费用均来自销售支持基金中的市场费用、总部专项费用;
2)所有促销品采购实行限价、定点、核价的价格管理原则。有指导价格的必须在总部下发的指导价格内采购;原则上需定点采购,无法定点采购的,由市场部、人事行政部、财务部共同核价后采购;
3)长期物料(含易拉宝、展架、促销台)禁止机构自行采购,一律由总部下发或向总部申请采购;
 
促销品采购管理(二)
 
采购流程(根据采购地点分类)
 
促销品台账管理(一)
 
台帐包括:长期物料台帐(纸质帐簿,含展架、易拉宝、新型展架)、礼品台帐(纸质帐簿,含总部下发和机构自采礼品)、电子台帐。
台账管理
1)台账建立原则
2)台账编写规则
分支机构由市场助理登记纸质物料及礼品台帐,按分支机构物料礼品的进、发、存登记数量;
办事处由办事处助理或办事处负责人指定人员登记纸质物料台帐、礼品台帐;
领用人在“领用”栏上签字;
促销品要登记使用期限;
月末一定要另记结存数,并与月初盘点数据进行核对,年末也要有结存数;
所有台帐必须留存,不可销毁;
 
促销品台账管理(二)
 
台账管理主要存在问题:
长期物料、中低价值礼品未纳入台账管理;
市场部无电子台帐,无法进行月度统计;
出入库登记不及时,台账与实际情况不符;
签收回收数量未在台帐内进行记录;
多种促销品混杂做账,每种促销品要分开页面做账;
 
促销品台账管理(三)
 
台账检核
每月初分支机构市场部和财务部抽查至少一个办事处的礼品、物料台帐和陈列明细;
台帐的调入、领出、结存需跟分支机构的出库单、签收(含未收回签收)和盘点表对上,并在10日前将核对结果、未收回签收数量、签收核查情况和分支机构对差异的处理报至总部终端管理部及销售预算部;
相关人员离职、异动交接
市场代表:由办事处负责人根据《长期物料门店陈列明细》和礼品台帐中已领出、未收回签收数跟交接双方办理交接;
促销品库存管理人员:由直接上级核对《长期物料台帐》、《长期物料门店陈列明细》和《礼品台帐》,根据台帐中库存数量进行交接;
交接结果由直接上级转发给机构市场部、财务部、人事行政部,有遗失和损坏的,由分支机构市场部追究赔偿责任后方可办理离职异动手续;
 
签收回执管理(一)
 
四个管理要求
1)签收回执要求
2)签收表要求
       签收表按礼品品名建表;
       不同礼品签收不能放在同一签收表中;
       严禁事后进行誊写或修改,凡非原始签收表一律视为不合格;
 
签收回执管理(二)
 
3)中、高价值礼品在ERP系统中的核销要求
大于30元的中、高价值礼品必须办理礼品签收回执核销手续,市场助理收到符
合要求的核销材料后,在ERP填制《礼品签收核销单》,市场部、财务部根据
ERP形成礼品签收核查表跟踪管理礼品签收回执的情况;
4)签收责任要求
驻促店由促销员负责签收;
非驻促店由市场代表负责签收;
签收合格定义
1)实际收到礼品与签收表上礼品种类一致,数量一致;
2)实际收到礼品与ASD销售产品一致;
3)电话没有接通、电话不存在或联系不到的,一律认定为不合格;
 
签收回执管理(三)
 
签收抽查
1)抽查责任人:由市场部、财务部、人事行政部联合组成月度抽查小组,抽查人员由机构各部门经理指定;
2)抽查时间
3)抽查要点
  以签收表为单位抽查30%,按30%计算样本数达不到5个数量时,应至少抽查5个样本;
  抽查小组在签收表上标记已抽查的记录,抽查不合格的应注明不合格的原因;
  抽查后小组成员、市场经理、机构负责人在签收表上签名注明抽查数量、合格数及处理意见;
 
签收回执管理(四)
 
签收抽查处理
1)处罚界定:
30%抽查样本范围内未能达到公司规定的合格率的,低于合格率部分的数量,按同等价值的2倍处罚金额,由相关责任人员负责赔偿。
举例:如某单价50元礼品签收表共100个签收记录,在总计30个抽查样本中,应该30个全部签收合格,如实际合格28个,则不合格的2个按该礼品2倍的价值进行赔偿(50*2*2);
2)赔偿责任划分:
促销员:负责自己的签收赔偿;
市场代表:负责区域内非促销员店的签收赔偿;
办事处负责人:负责办事处区域内签收赔偿的10%进行处罚;
签收处理
所有签收至少保存两年;
审计过的签收,在保存两年后可以销毁;
销毁签收时,需填制签收销毁清单,清单内容包括:签收起止时限、礼品内容、机型、数量。待机构财务经理核对无误在清单签字确认后,签收方可销毁;
 
促销品遗失和损坏处理(一)
 
已领用的长期物料
1)赔偿原则
长期物料使用寿命内产生的遗失,促销员负责所在门店,非促销员店面由市场代表负责赔偿;
促销台、帐篷、临促服饰等公共长期物料,因实际在终端操作中多为流动使用,如办事处未明确分配到具体市场代表,盘点出现遗失或损坏追究办事处负责人责任不低于50%的赔偿;
2)长期物料处罚核算办法
每月10号前,根据长期物料月度盘点数据及月度分配数量对相关人员进行处理;
月度损耗率计算方法:某长期物料上月盘点数据x,上月分配数量y,本月初盘点数据z,月度损耗率=(x+y-z)/(x+y)*100%,要求月度损耗率不得高于长期物料生命周期,如展架、易拉宝生命周期3个月,月度生命周要求为33%,超过33%即视为损耗率超标;新型展架生命周期12个月,月度损耗率不得高于8.3%,3个月一个季度损耗率不得高于25%;
举例:下发100个新型展架,3个月之后丢失15个,季度损耗率15%,低于季度损耗率25%,不需要进行经济处罚;
 
促销品遗失和损坏处理(二)
 
促销品遗失和损坏处理(三)
 
礼品赔偿
礼品盘点差异由促销品仓库管理责任人赔偿;签收回执不合格赔偿按照签收管理办法执行赔偿
礼品盘点差异部分=(上月盘点数量+本月下发数量)-(本月领用数量+本月盘点数量)
赔偿流程
市场部和财务部按赔偿核算方法算出赔偿金额,按机构负责人终审的机构内部公文通报处理;
赔偿金由赔偿责任人在财务部进行缴纳或工资中扣除;
过期促销品处罚机制
对于因不进行月度例行盘点、促销品领用不及时导致促销品过期无法使用的需进行经济处罚;
由于市场物料及礼品未及时投入市场活动,产生的物料及礼品超过使用期限,无使用价值报废现象,办事处仓库由办事处负责人承担损失金额的50%,分支机构仓库市场经理承担损失金额的50%

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